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自動入力使えてる?残業せずに帰りたい人のための時短Excelワザ5選

仕事を終えて、早く妻や子どもに会いたい……と思っているのに、ズルズルと会社にいる時間が長くなってしまうことありませんか? 中でも手間がかかるのが、エクセルで作られたファイル。セルを色分けしたり、計算式を入力したり、体裁を整えるために時間がかかってしまうことも。今回はエクセル仕事を効率化するために欠かせない、選りすぐりの時短テクニックをご紹介します。

仕事を終えて、早く妻や子どもに会いたい……と思っているのに、ズルズルと会社にいる時間が長くなってしまうことありませんか? 中でも手間がかかるのが、エクセルで作られたファイル。セルを色分けしたり、計算式を入力したり、体裁を整えるために時間がかかってしまうことも。今回はエクセル仕事を効率化するために欠かせない、選りすぐりの時短テクニックをご紹介します。

目次
今日の日付を自動で入力させたい
数字が自動で日付に変更するのを止めたい
連番を自動で入力したい
セルの色を1行ごとに自動で変えたい
「貼り付けオプション」ボタンの使い方をマスターする

今日の日付を自動で入力させたい

上司や経理などに提出する書類で、忘れてはいけないのが今日の日付の記載です。過去に作った書類をコピーして作り直していると、ついつい日付を直すのを忘れて、書類が差し戻されてしまうことも。このようなミスを防ぐためにも、日付の入力欄に関数を設定して、自動で日付を入力させましょう。

【手順1】日付を入力するセルを選択
【手順2】[数式]タブの[関数ライブラリ]にある[日付/時刻]をクリック
【手順3】表示されたメニューにある[NOW]をクリック

【手順4】[OK]をクリック

【手順5】今日の日付が自動で表示されました

数字が自動で日付に変更するのを止めたい

エクセルでは「1」と入力すると、自動で「1月1日」に変更されます。これは、セルに日付の書式が設定されているからです。

思うように入力できずに時間をかけたり、誤入力に気づかずに提出した書類を差し戻されたりしないためにも、日付を入力しないセルは書式を変更しておきましょう。

【手順1】日付を入力しないセルを選択
【手順2】[ホーム]タブの [セル]をクリック(※)
【手順3】[書式]をクリック
【手順4】[セルの書式設定]をクリック

※ウインドウの表示幅によって、[セル]の[書式]が表示されている場合には、[書式]をクリックしてください。

【手順5】[標準]を選択
【手順6】[OK]をクリック

【手順7】先ほど選択したセルで「1」と入力すると、「1」と表示されるようになりました

連番を自動で入力したい

伝票番号や注文番号など、書類仕事では連番を入力するケースがあります。このようなときは「オートフィル」機能を利用して、連番を自動で入力させましょう。

【手順1】連番を入力しはじめる、最初と2番目のセルに数値を入力
【手順2】数値を入力したセルをドラッグ&ドロップで選択
【手順3】クリックしたセルの右下に表示された にマウスポインタ―を合わせる
【手順4】マウスポインタ―の形が に代わったら、下方向にドラッグする

【手順5】連番が自動で入力されました

#ポイント
「オートフィル」機能では数字だけでなく、「12月1日~31日」「月~日」というように、連続する日付や曜日も自動で入力できます。また、「1」「3」と入力したセルを選択してドラッグすると「5」「7」「9」……というように、一つ飛ばしの数字が連続して自動で入力されます。

セルの色を1行ごとに自動で変えたい

1行ごとにセルの色を変えているような場合に、セルにデータをコピーしたり、「オートフィル」機能を利用したりすると、セルの色が削除されてしまう場合があります。

いちいちセルの色を付け直さなくて済むように、セルの色を自動で変更する「条件付き書式」を設定しておきましょう。

【手順1】セルに色を付ける表全体をドラッグ&ドロップで選択
【手順2】[ホーム]タブの[スタイル]にある[条件付き書式]をクリック
【手順3】[新しいルール]をクリック

【手順4】[ルールの種類を選択してください]で[数式を使用して、書式設定するセルを選択]をクリック
【手順5】[次の数式を満たす場合に値を書式設定]に「=MOD(ROW(),2)=0」と入力
【手順6】[書式]をクリック

【手順7】[塗りつぶし]タブをクリック
【手順8】[背景色]でセルを塗りつぶす色をクリック
【手順9】[OK]をクリック

【手順10】[OK]をクリック

【手順11】セルの色が自動で変更されました。以降はセルをコピーしたり、行を挿入/削除したりしても、1行を空けてセルの色が自動で変更されるようになります。

#ポイント
今回は「=MOD(ROW(),2)=0」という形で、割り算の余りを求めるMOD関数と、行番号を求めるMOD関数を組み合わせ、セルの色を変える条件を設定しました。具体的には「セルの行番号を2で割って余りが0の場合」という条件を設定したわけです。

先ほどはオートフィルで連番を記入しましたが、例えばA5のセルに必ず1、その後もA列に2、3、4……と必ず表示させたい場合には、まずA5のセルを選択。「=ROW(A5)-4」と入力してください。すると「セルA5の行番号(5)から4を引いた数」として1が表示されます。さらに、このセルをA6以降にコピーすると、2以降の連番が表示されます。この連番は行を削除するなどしても、自動で正しく連番になるように修正されます。

「貼り付けオプション」ボタンの使い方をマスターする

シート間や別のアプリからデータをコピーするときに、ひと手間になるのが書式の統一です。太字が設定されていたり、フォントサイズが違っているなど……。これらの書式を入力中の書類に合わせて、いちいち設定し直すのは手間というもの。

このようなときに便利なのが「貼り付けオプション」です。

【手順1】コピー元のセルを選択
【手順2】[ホーム]タブの[クリップボード]にある[コピー]を選択(※)

※「Ctrl」キー+「C」キーのショートカット操作でも行えます

【手順3】データを貼り付けるセルのうち、一番左上のセルを選択
【手順4】[ホーム]タブの[クリップボード]にある[貼り付け]を選択(※)
【手順5】コピーしたセルが貼り付けられました。
【手順6】貼り付けられたセルの右下に表示された (「貼り付けオプション」ボタン)をクリック
【手順7】[値の貼り付け]にある をクリック

※「Ctrl」キー+「V」キーのショートカット操作でも行えます

【手順8】作業中のシートに合わせて、貼り付けたデータの書式が変更されました

#ポイント
「貼り付けオプション」ボタンを利用して書式を変更した場合、[ホーム]タブの[フォント]で設定された書式は自動で変更されますが、「セルの書式設定」で設定された書式は自動で変更されません。例えば、「0000年00月00日」というデータをコピーする際、貼り付け先で「00月00日」と表示させたいのであれば、事前に「セルの書式設定」を貼り付け先のセルに書式を設定しておく必要があります。

休日に思いっきり家族と遊ぶためにも、残業続きで消耗するのは避けたいところ。エクセルのスキルを磨いて、オンもオフも“頼もしいパパ”になってみませんか?

※紹介している操作手順は「Microsoft Excel 2016」のものです。パソコンの環境によって、手順や画面が異なる場合があります。